Для выставок особенно важна презентационная составляющая. Компании конкурируют за внимание посетителей, представляют товары и услуги, собирают контакты и общаются с потенциальными клиентами.
Для выставочного стенда могут понадобиться баннеры, постеры, каталоги, буклеты, листовки, визитки, наклейки и другие рекламные материалы.
Отдельный комплект может формироваться для конкретной компании-участника, тогда как организатору выставки требуется значительно более широкий набор продукции для оформления всей площадки.
Бейджи для конференций и мероприятий
Бейджи являются одним из основных элементов конференций, форумов, выставок и корпоративных мероприятий.
На бейдже могут размещаться имя и фамилия участника, название компании, должность, категория гостя, логотип мероприятия, символика организатора или партнеров.
Для одного события часто создаются разные варианты бейджей: для участников, спикеров, организаторов, партнеров, прессы, персонала, волонтеров и VIP-гостей.
При персонализации необходимо подготовить данные большого количества участников, поэтому список гостей и корректность информации становятся отдельной важной частью подготовки заказа.
Программы для конференций и форумов
Программа помогает участнику ориентироваться в расписании и планировать посещение докладов, секций и других активностей.
В зависимости от объема информации программа может быть выполнена в виде листовки, сложенного буклета или многостраничного издания.
В ней можно разместить расписание выступлений, названия секций, информацию о спикерах, карту площадки, список партнеров и другие необходимые сведения.
Особенно важна удобная структура для многодневных конференций и форумов, где одновременно работает несколько залов или тематических потоков.
Навигация для конференций и крупных мероприятий
На большой площадке участникам необходимо быстро находить регистрацию, конференц-залы, гардероб, зоны партнеров, питание, фотозону и другие локации.
Для этого используются информационные таблички, указатели, постеры и другие элементы навигации.
Количество таких материалов зависит от размера площадки, количества залов и структуры события. Для масштабного форума навигация может включать десятки различных макетов.
При этом все указатели желательно оформлять в едином визуальном стиле мероприятия, чтобы они были легко узнаваемыми.
Баннеры для конференций и мероприятий
Баннеры используются для оформления входа, сцены, зоны регистрации, партнерских зон, отдельных стендов, фотозон и других частей площадки.
На них размещают название мероприятия, фирменную графику, логотип организатора, информацию о партнерах и спонсорах.
Для одного события часто требуется несколько баннеров разных размеров и с разными макетами. Поэтому их целесообразно включать в общий перечень рекламной продукции еще на этапе планирования оформления площадки.
Плакаты и постеры для мероприятий
Плакаты и постеры подходят для информационного и рекламного оформления пространства.
На них можно размещать расписание, информацию о спикерах, партнерах, отдельных секциях, специальных активностях и других составляющих программы.
Если конференция проходит одновременно в нескольких залах, может потребоваться целая серия постеров в едином дизайне, но с различным содержанием.
Буклеты, каталоги и презентационные материалы
Конференции и выставки используются компаниями не только для общения, но и для презентации продуктов и услуг потенциальным клиентам.
Для этого подготавливаются буклеты, каталоги, листовки, презентационные материалы и другая рекламная полиграфия.
Организатор мероприятия также может использовать такие материалы для представления программы, партнеров, спонсоров или анонса будущих событий.
При большой посещаемости тираж буклетов и другой раздаточной продукции может составлять сотни или тысячи экземпляров.
Блокноты и ручки для участников конференции
Блокнот и ручка остаются практичной частью комплекта участника деловой конференции, форума, семинара или обучающего мероприятия.
На них может размещаться фирменная символика конференции, организатора или партнера.
Для крупного мероприятия количество таких изделий обычно рассчитывается исходя из ожидаемого числа участников с учетом необходимого резерва.
Блокноты и ручки также могут быть самостоятельным партнерским носителем, если их изготовление входит в спонсорский пакет определенной компании.
Шопперы и комплекты участника
Шоппер удобно использовать для формирования единого комплекта участника конференции.
Внутри могут находиться программа мероприятия, блокнот, ручка, рекламные материалы партнеров, буклеты, значки и другая сувенирная продукция.
Так отдельные позиции превращаются в готовый набор, который участник получает при регистрации.
Брендированный шоппер при этом остается полезным изделием и после завершения мероприятия, продолжая работать как дополнительный носитель фирменной символики.
Мерч для конференций и мероприятий
Мерч используется для участников, организаторов, волонтеров, спикеров, партнеров и команды мероприятия.
В комплект могут входить футболки, худи, кепки, шопперы, чашки, блокноты, ручки, значки и другая продукция с фирменной символикой.
При этом комплектация не обязательно должна быть одинаковой для всех. Для массовой аудитории можно подготовить базовый набор, а для спикеров, партнеров или VIP-гостей — отдельный расширенный комплект.
Это позволяет включить брендированную продукцию в общую концепцию мероприятия, не ограничивая проект только классической печатной полиграфией.
Продукция для спонсоров и партнеров мероприятия
Партнерские интеграции часто предполагают размещение логотипов спонсоров сразу на нескольких видах продукции.
Символика партнеров может присутствовать на баннерах, программах, бейджах, блокнотах, шопперах, информационных материалах и других носителях.
Если предусмотрено несколько уровней партнерства, состав размещений может отличаться. Один спонсор присутствует только в программе, другой — на основных баннерах, материалах участников и рекламной продукции.
Поэтому перед производством важно сформировать окончательный список партнеров и определить, на каких материалах должен присутствовать каждый логотип.
Полиграфия для корпоративных мероприятий
Комплексное изготовление продукции требуется не только для публичных конференций и выставок. Компании проводят внутренние форумы, обучение сотрудников, стратегические сессии, презентации, корпоративные встречи и другие мероприятия.
Для таких проектов также могут понадобиться бейджи, программы, блокноты, ручки, баннеры, навигация, брендированная одежда, подарочная продукция и комплекты участников.
Если мероприятие организуется для крупной компании или сотрудников из нескольких регионов, объем такого заказа может быть значительным.
Полиграфия для мероприятий на 100, 500 и более участников
С увеличением числа гостей растет не только тираж продукции, но и сложность всего проекта.
Для небольшого мероприятия может быть достаточно базового набора материалов. Конференция на несколько сотен участников уже требует значительного количества бейджей, программ, раздаточной продукции, навигации и брендированных изделий.
Крупный форум может включать тысячи единиц отдельных позиций и десятки разных макетов.
Поэтому при подготовке масштабных мероприятий важно рассчитывать потребность не по одному товару, а по всему перечню продукции.
Изготовление полиграфии к дате мероприятия
У конференций и мероприятий есть принципиальное отличие от многих других заказов — жестко определенная дата использования продукции.
Бейджи, программы, навигация и рекламное оформление должны быть готовы до начала события. Изготовление большей части продукции после этой даты уже не имеет смысла.
Поэтому при подготовке проекта учитывается время на согласование и проверку макетов, персонализацию, изготовление разных групп продукции и доставку.
Чем больше позиций входит в заказ, тем важнее заранее сформировать общий перечень материалов и исходных данных.
Один комплексный запрос на продукцию для мероприятия
Если для конференции или выставки требуется много разных материалов, их можно объединить в одно техническое задание.
В таблице удобно указать название каждой позиции, необходимое количество, размеры или формат, количество макетов, необходимость персонализации и другие известные параметры.
К запросу можно приложить брендбук мероприятия, логотипы организаторов и партнеров, готовые макеты, список участников и другие исходные материалы.
Такой формат позволяет рассчитать весь проект целиком — от оформления площадки до комплектов для гостей.
Заказать полиграфию для конференции или мероприятия в Украине
Poligrafika принимает комплексные заказы для конференций, форумов, выставок, презентаций, корпоративных событий и других мероприятий по Украине.
В одном проекте можно объединить рекламное оформление площадки, навигацию, материалы для регистрации, печатную продукцию, комплекты участников и брендированный мерч.
Для предварительного расчета желательно подготовить дату и город проведения, ожидаемое количество участников, перечень необходимой продукции, ориентировочные тиражи и имеющиеся макеты или техническое задание.
